新年が始まって1週間が経ち、自分たちに誓った休暇後のダイエットもまだ続いているので、皆さんが検討してみたいテクノロジー関連の新年の抱負をいくつか提案するのは興味深いかもしれないと思いました。

でもご心配なく。仕事ばかりで遊びがないわけではありません。私らしく、新年こそガジェットを一つか二つ買う絶好の機会だと断言する方法を見つけました… 

新年はいつも新たなスタートを約束してくれます。人生で何を求め、何を求めていないのかを見つめ直すチャンスです。そして、常に考えるべきことの一つは、不要な雑然としたものやガラクタを生活から取り除き、本当に望むことに集中するための時間と余裕を作ることです。私の最初の3つの提案は、まさにこの点に関係しています。

ついにペーパーレス生活に移行

これについては、2013 年にハウツー ガイドを書きました。長年にわたって蓄積された大量の書類を処分すると、本当に大きな解放感が得られます。また、現在ファイル キャビネットや引き出しで占められているスペースを取り戻すという非常に実用的な利点もあります。

正しい方法で行うと、光学式文字認識でスキャンして Spotlight で文書内を検索できるようにしたり、非常に整理されたフォルダー構造とインテリジェントなファイル名を使用したりすることで、将来必要になる可能性のある書類を見つけるのがはるかに簡単になります。

また、デジタル化された書類は必要な時にいつでも手元にあるようにできます。例えば、私の年間旅行保険証書と保険証券はMac、iPad、iPhoneに保存されているので、必要な時にすぐにアクセスできます。

もちろん、事前にある程度の時間は必要ですが、想像するほど長くはかかりません。書類で溢れかえるファイルキャビネットを見つめて、疑わしげな眉をひそめているなら、おそらくそこに入っている紙の半分以上は完全に不要で、シュレッダーにかけたり捨てたりできるはずです。

最初のスキャンとシュレッディングには、数日かけて合計約 8 時間かかりましたが、日常的に行うには 1 ～ 2 分しかかかりません。書類が届くとすぐにスキャンします。

デジタル機器を整理する

書類の半分は不要だと気づくのと同じように、Mac上のファイルもおそらく同じでしょう。十分なストレージがあれば特に問題はありませんが、容量が不足し始めているなら、削除できるものがたくさんあるはずです。

まず、アプリフォルダを見て、使っていないアプリがないか確認しましょう。動画は多くの容量を消費するので、ムービーフォルダと作成したiMoviesプロジェクトも確認しましょう。不要になったアプリはすべて削除し、すぐにアクセスする必要はなく保存しておきたいアプリは外付けドライブにアーカイブすることを検討しましょう。iTunesで購入したアプリは後で再ダウンロードできるので、SSDの容量を圧迫する必要はもうありません。アーカイブする際は、複数の場所に保管するようにしましょう。

他のフォルダはリストモードで表示し、「サイズ」列のヘッダーをクリックしてファイルサイズ順に整理すれば、不要になった大きなファイルがあるかどうか確認できます。わずか30分の整理で、どれだけの容量を回復できるか、きっと驚くことでしょう。

受信トレイをゼロにする

誰もが大量のメールを受け取り、圧倒されてしまうことがよくあります。受信トレイを整理し、「Inbox Zero」という聖杯を達成すると、真の達成感が得られます。

もちろん、受信トレイの数が 4 桁の場合、そこに到達することはほぼ不可能な作業のように感じられるかもしれませんが、少しの冷酷さと決意があれば、思ったより簡単になるかもしれません。

まず、受信トレイに何ヶ月も前のメールが溜まっているでしょうか？ おそらく、それほど古いメールは一度も見られないはずです。勇気があるなら、日付順に整理して、例えば1ヶ月以上前のメールは削除しましょう。ちょっと大胆すぎると感じるなら、「古いメール」というフォルダかフィルターを作成し、そこにすべて移動させましょう。

次に、返信する必要がないからではなく、単に何かをするためのリマインダーとして残っているメールはどれくらいありますか？ そういったメールについては、私のアプローチは4つあります。すぐに返信できるものは処理し、重要なものは日記に記録し、絶対に対応できないと分かったものは削除し、残りはTo Doフォルダに移動しました。

3つ目に、オンラインでたくさんの商品を注文し、すべての商品が確実に届くように確認メールを保管している場合は、「eShopping」フォルダを作成して注文確認メールをそこに保存します。商品が届くたびに、そのフォルダを開いてメールを一括削除します。こうすることで、配送が遅れているかどうかを簡単に確認できます。

全体の作業時間は、予想していたよりもはるかに短かったです。主な理由は、大量のメールが「絶対にやらない」カテゴリーに分類されたからです。もちろん、受信トレイを空にした後は、それを維持するにはある程度の規律が必要ですが、よりコントロールできているという実感が得られるのは間違いありません。

デジタルライフを適切に保護する

ここ数年、ウェブサイトへのハッキングが相次いで発生しています。もし複数のサイトで同じパスワードを使い回しているなら、今すぐ修正すべき時です。そうでなければ、あなたの情報が漏洩するのは「ない」ではなく「いつ」という問題です。パスワードマネージャーの使い方については、私のハウツーガイドをご覧ください。

データがきちんとバックアップされているか確認しましょう。テクノロジーに詳しいと思っていた友人が、ドライブのクラッシュでデータを失ったと報告してくると、いつも驚きます。Macユーザーなら、言い訳はできません。Macのドライブの2倍くらいの容量の外付けドライブがあれば、きちんとしたバックアップ履歴を作成できます。あるいは、Time Capsuleを使えば、ドライブを接続しなくても自動的にバックアップが行われるので、作業が楽になります。

万一に備えてオンライン バックアップ サービスを使用し、さらに安心するために、現在進行中の作業のコピーをクラウド ストレージ サイトに保存してみてはいかがでしょうか。

新しいおもちゃを自分にご褒美としてあげましょう

私は昔から「一度でいいものを買う」という哲学を強く信じてきました。安いものを買ってしまうと、後になって最初から買うべきだったものに買い替えてしまう可能性が高く、結局は一度でいいものを買うよりも高くついてしまうのです。

買い物を正当化するのは少し難しいかもしれませんが、ご安心ください。助けがすぐそこにあります。素敵なおもちゃにお金を使うための、私の特許取得済みの正当化戦略をご紹介します。まず、どれくらいの期間持つかを計算しましょう。一時的な流行りのものは長く持たないかもしれませんが、永遠に使える定番のもの、例えば優れたコンピュータースピーカーなどに投資するなら、少なくとも何年かは使用期間を測る必要があります。

では、MM-1スピーカーを例に考えてみましょう。コンピュータースピーカーに500ドルは高額に思えます。しかし、5年間使うと仮定しましょう。年間100ドルです。私のように週5日使うとしましょう。休日を除くと、年間240日です。つまり、デスクで素晴らしいサウンドを楽しむのに1日42セントしかかかりません。500ドルの投資が、突然ずっとリーズナブルに思えませんか？そして、新年から年間の計算を始めるのにこれほど良い時期はありません。

ところで、あなたは上記のことを少なくとも 一つはやったことがあるでしょう？さあ、自分にご褒美をあげましょう。あなたはそれに値するんです。

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